對于選擇一處最佳的開會場所，并非一件簡單的事。而理想的會議效果，又是每個會議組織者共同追求的目標。那么對于會議組織機構(gòu)就要為會議的舉辦提供必要的條件：例如，租用會議酒店的費用、組織會議的工作人員等。同時也要給會議組織者此次會召開的相關(guān)信息，例如：參會人數(shù)、想要達到的宣傳效果。我們在選擇酒店時并不是簡單的花錢花到位這么回事。要選擇適合的會議場所，必須依據(jù)當?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、預(yù)計的與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標。有差異地選擇最優(yōu)方案。那么在廣州都我們要召開一場會議要如何來選擇廣州會議酒店呢？

　　一、確定會議酒店大小

　　在組織一個會議時，先確定會議類型、人數(shù)，然后考慮會議室的類型和面積。比如，有的對話峰會在不同的分場地同時進行，既要考慮峰會適合什么樣的會議室，又要考慮會議室的數(shù)量。會議室的面積也十分重要，須注意的是會議酒店往往看客下菜，不按實際容納人數(shù)報，大會議他們往往超報，導(dǎo)致會議期間會議室擁擠不堪。

　　二、確定會議酒店的設(shè)備配置

　　會議室的配置根據(jù)會議的類型、與會人員的使用語言以及具體要求，在選酒店時要考慮其設(shè)備情況以減輕會議組織者自身的工作量。要選擇備有相應(yīng)設(shè)備的會場，含音響、投影儀、同聲翻譯系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)等，部分特殊的設(shè)備可以根據(jù)會議要求提前租賃。拿投影儀來說，現(xiàn)代的會議室在使用過程中大都免費提供一般投影儀，而一般的國際或商務(wù)會議中，會議室內(nèi)提供的設(shè)備遠遠不能滿足會議在數(shù)量與質(zhì)量上的要求，這時就需要單獨租賃，很多時候還要配合等離子、液晶或LED顯示屏等混合使用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通常可向?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。

　　三、確定會議酒店住宿問題

　　酒店住宿問題，對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一，于是也就有了對客房的要求，簡單點說就是滿足與會嘉賓的用房量及其對住房舒適程度的需求。找專業(yè)的會議服務(wù)公司常能獲得較好的折扣。會議組織者應(yīng)明確酒店應(yīng)當關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍，再決定如何差異化地選擇。此外，須了解酒店所在地的相關(guān)功能設(shè)施是否完備，如商場等。同時如果與會者大都可以開車前往會議場所，位于市郊的酒店往往是大受歡迎的。

　　四、確定會議酒店的服務(wù)

　　酒店本身的服務(wù)范圍和服務(wù)質(zhì)量也是會議組織者參考的重點，一個成熟的會議酒店往往也能很快獲知客戶的需求并迅速做出安排。安排車輛接送機，為參會嘉賓安排停車位等都是會務(wù)中涉及的常務(wù)工作。進行會議酒店的選擇，前提是確定會議細節(jié)，然后制作有一張可供比較的酒店清單。確定好具體酒店以后，如條件允許，最好親臨現(xiàn)場進行考察，做出最終的選擇和認定。

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