會務服務公司會議活動的開展是1個需要各方面統籌協調的系統工程，合理的統籌資源，安排好工作，是順利開展工作的重要保證，工作流程的制定、系統合理的準備程序使會議更流暢。會議活動策劃流程安排是活動策劃公司內部有1個系統、有程序的制度來執行的，那么會議活動策劃的工作流程應該是怎么樣的呢?今天我們一起來了解下會務服務公司活動流程如何安排?

一、會務服務公司會議前期籌劃

1、確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選

2、會前通知：通知參會人員

3、方式：電話通知或書面通知

4、內容：時間、地點、參加人員范圍、會議內容、會期、報到地點、要求(筆記等等) 　　

5、注意：通知后需落實有關負責人是否收到，并及時記錄→確定最后參會人員 　

6、統計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區域、姓名、性別、職務，并最后按照其職務統計分類;

7、統計交通路線，到達時間，飛機或火車，安排接送，詳細寫清楚參會人員所屬區域、姓名、性別、職務、電話;聯系酒店：聯系房子、預定房子(數量、類型、時間、價格)→聯系會議室 　　會議廳(容量、時間、設備、價格)→餐飲安排 　　

8、是否需要在會議時準備茶點，是否需要在會后安排1個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌 　　

二、會務服務公司會議準備材料 　　

1、領導講話稿; 　　

2、發放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿(不做保密的可以為與會代表每人1份)、其他文件、房卡等等; 　　

3、會議設備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設備; 　　

三、會務服務公司場地布置： 　　

1、會議橫幅 　　

2、主席臺的安排：誰?幾個人?怎樣安排?是否需要銘牌?位置如何安排、會場的衛生、椅子、凳子、是否夠用?怎樣安排?是多個分店(部門)的來的，除主管和中層外，其他要分區坐(座)，1個團隊1個區域。 　　

3、燈光、音響、話筒、空調、現場調試的人員，會場都要作好安排!(設備最好準備2套以上) 　　　

4、如果發放獎品：要提前準備好，先發的放在上面，后發的放在下面(但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放)。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時間、路線、方式?穿戴是否整齊、符合要求?會前是否進行過演練? 　　

5、非常重要的會議，請速記員。 　　

6、國際性會議，準備同音翻譯。 　　

7、支出預算：文件資料、路費、房子、餐飲、會議場地租借、相關設備及現場布置都需要花錢，大概多少費用也要在方案結尾概算1下。 　　

四、會務服務公司、會議后期： 　　

1、退房：結賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。 　　

2、送站：根據返程時間，統籌規劃，送參會人員 　　

3、會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會后郵件發送很不方便 　　

4、收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西 　　

5、整理會議記錄，總結為會議紀要進行會議總結，分析不足之處，保留不錯環節

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