進入10月以來，不分行業，不管大公司小公司都在做同一件事--籌備尾牙宴和年會晚會。對公司而言，這是內部一場最大的企業文化活動，對員工來說，這是所有人奮斗一年最值得期待的盛會，因此，年會不管以何種形式舉辦，精彩、熱鬧、充滿驚喜的年會絕對是一場成功年會必備的元素。

針對年會策劃，我并沒有在網上找到很好的參考文章，正好自己這段時間也在籌備年會，于是就寫了這篇文章。在我看來，要辦一場精彩的年會，前提是先要保證辦一場順利的年會，所謂的精彩不過是各個環節的錦上添花而已。

不少企業年會以HR和行政為主籌辦，但作為企業品牌活動，市場和品牌部門要以主動的姿態參與進去，發揮自己的職能特長。

一、年會策劃書的擬定

年會的啟動一般是以提交年會策劃書給管理層開始的，啟動時間不晚于春節前2個月，否則各項環節執行不過來。

一份年會策劃書需要包括主題、時間、地點、人數、形式等基本內容，還應該著重闡釋創意要點及費用預算，并要給領導提供多種選擇和參考的基礎支撐，充分預留溝通時間，直到所有意見達成一致。

起草策劃書的人，要充分熟悉活動的整個流程，相當于總導演。策劃書做得越明確，后續工作的開展落地越輕松，預算也會保證到位。如果策劃書做得不完整，后期臨時增加項目，超出預算的部分是一個困難的事。那么一開始把預算做得足夠高，后面不就有發揮空間了嗎，也不是，高預算領導不一定會批準；其次，預算是要具體項目支撐的，如果不能夠實事求是，也是能力不足的表現。

一旦年會策劃書的框架確定并批準，就可以開展具體工作，第一項就是建立組織架構和分配任務。

二、年會項目團隊的建立

年會活動是一個系統工程，單純靠幾個人和某一部門的能力是不夠的，需要在全公司擇優招募，選擇一些帶有職能性質和領導力的個人來參與，比如說HR部門負責聯絡各部門出節目就比較有優勢；慶典部門適合現場接待；行政部門適合后勤保障。

年會項目團隊可以簡單的分為導演組、節目組、文案策劃組、后勤保障組、現場支持組、設計組、機動組等幾個板塊。

導演組負責統籌審核各部門工作和制定流程單。

節目組負責征集、審核節目和主持人選拔。

文案策劃組負責創意、文字內容。

后勤保障組負責餐飲、場地、通勤、禮品、酒水、道具、安全等支持。

現場支持組負責活動現場指引、簽到、禮儀等。

設計組負責全流程視覺呈現。

機動組負責臨時出現的現場的任務。

經過人員的選拔和任務的分配，就可以組織召開籌備會議，會議需要執行總導演分配的時間推進表，還要建立統一的溝通平臺，如微信群、釘釘群等。

時間推進表是依據每個板塊的細化工作時間節點的進度表，可以明確到個人，以督促項目的進行。梳理時間表是一個細致的過程，需要兼顧到每個實際需要的項目，并設定完成期限。管理時間推進表可以保證各個板塊在規定時間內完成對應的工作準備。

三、年會創意的實現

如何辦出一場精彩的年會，創意是關鍵。

這個創意的構思需要密切圍繞參加年會的觀眾來進行。對于年會觀眾來說，有幾點是非常重要的，熱鬧、逼格、禮品、紅包、獎品、榮譽、互動，這些一個都不能少。圍繞這幾點如果預算充足，能做多好就做多好；如果預算不充分，這幾樣也不能少。

要說學習的榜樣，最好的就是春晚，其次是BAT的年會，網上能搜出不少他們的報道，積極借鑒和參考都是有價值的。

1、主題確定：可以圍繞企業文化、企業目標、諧音成語、大事件、成立時間等角度來構思，字數不要太多，要朗朗上口。比如春晚都是以生肖形象作為主題logo，新浪今年20周年slogan大浪逐新，與時代同行，阿里18周年年會ONE。這個上網能搜到很多，稍微借鑒一下就可以，實在想不出好的，直接寫成奔向2019也是可以的。

2、年會形式：如果公司的人不多，能夠采取的方式就很靈活，旅游、出國、團建這些形式都可以采納，也會給員工留下深刻印象，我們行業內有幾家企業，人少錢多，每年底都組織全員出國旅游，羨煞旁人。可一旦參加人數上了百人，能夠操作的形式就不多，基本都是集中在某一場地，要么拓展、要么運動會，或者直接是晚宴。

3、聲光影：要想年會有逼格，聲光影是少不了。LED大屏一搭，桁架一升，燈光亮起，再配合出彩的KV設計，在現場裝點一些氣氛用品，就有十足的氣場了。年會入場，在公司內部可以采集一些祝福視頻、賀年短片，在現場預熱期播放能吸引眼球的。開場一個震撼視頻，加上照片直播、視頻直播，這些形式都能夠提升氛圍。

4、節目：節目的編排要合乎邏輯，遵循開場震撼，后續高潮迭起的演繹形式。要想吸引人，無外乎這幾點，美女表演、特技表演、搞笑表演、小孩表演、老板表演。主持人最好不要照稿子念，偶爾皮一下，多一些臺下互動。總之，多一些儀式感，比如頒獎、切蛋糕、大合影、盛裝等。

5、互動：互動多才能夠提升員工的體驗感。比如年會邀請函用H5發布、現場公司吉祥物合影、年會主題的裝置藝術、微信打印照片、抓娃娃機、現場DIY、豐富的禮品、大屏幕微信上墻、紅包雨、霸屏模式、VR應用、現場KTV等等一些會展科技的靈活運用，會讓員工獲得足夠的社交貨幣，使得他們愿意參與和分享照片，獲得更多人的點贊和關注。

四、供應商及物料的管理

一場完美的年會，需要第三方供應商的支持。場地、餐飲等需要實地考察，現場服務商一定要選擇經驗豐富、經常做大活動的文化公司，禮品的選擇需要提前購買樣品做考察。以上的項目要多考察幾家，與同行了解評價，綜合對比。

年會涉及到的物料在質量上均需要嚴格把控，做到足夠好，體現企業對員工的犒賞意義。比如入場的茶歇食品、購買的禮品、觀看節目期間桌上的餐點，畢竟服務的對象都如同自己的家人一樣。

五、現場導演

現場是最檢驗策劃和控制能力的戰場。

流程單則是整場活動的靈魂，一份好的流程單基本確定了活動的成功程度。流程單要充分體現活動的完整性與合理性，按著時間順序，從入場到結束，觀眾目光所及的一切都應該計劃進去。總導演要完整模擬整個過程的過程，并校正修改，最好在制作完成后供給領導審閱，看是否會臨時增加內容。

彩排是必要的一環，盡量爭取到更多的時間，把核心部分完整的訓練幾遍，糾正一些不良因素。

現場的核心是供應商控制和主持人控制，分別要對接到導演組不同的人，以保證舞臺背景和主持內容協調一致，還要能夠留出臨時調整的空間，防止突發事件的插入。還應該設置控制時間的負責人，保證流程單控制下的穩定進行。現場的機動人員要隨時待命，防止突發事件的發生，比如話筒被演員拿走了、道具摔倒了、電腦失靈等。

六、清場及總結

激情褪去，大家盡興而歸，作為活動負責人，看到整場活動順利地完成，懸起的心總算是松下一口氣。但這還沒完，還有一些事情需要盡快進行，如現場的物資清理，與場地方的資金交割，對供應商的支持表示感謝，對年會團隊的鼓勵和激勵等。

年會結束后，需要盡快復盤整場活動的過程，形成總結匯報，交給管理層考核。如果做得足夠好，應該會有一定獎勵，做得不足，需要端正態度反思原因并積極改正。