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會議室是很常見辦公場所，它是現在絕大多數公司都會設置的專門的辦公場所。毋庸置疑，對于經濟條件好，規模比較大的企業來說，會議室當然是最基本的設施，而對于一些小型的基礎設施不好的公司來說，可能還不具備設立會議室，尤其是大型會議室的條件。對于這樣的公司來說，如果要舉行大型會議的話，需要想一些辦法予以解決，例如，會議室預定服務，讓專門的承辦單位提供場所，提供服務。
第一點，它最先解決的是場地的問題。一般來說，如果開會的人員數量比較多的話，窩在一個狹小的空間之內是不行的，不僅會影響到參會之人的心情，還會影響到實際的會議效果，對形成良好而正確的決議是相當不利的。不僅如此，如果是平等企業、人員之間舉行的會議，但是桌子卻是幾排，或者是方形桌子的話，是不好的。會議室預定業務首先解決的就是場地的問題，會議室不夠的時候就需要提供較大的場地，給參會人員一個發揮才能的空間。
第二點，收費標準往往是比較低的，收費比較的便宜。必須要說的是，如果是自己設立專門的會議室，不僅需要花費很昂貴的房租，而且配備的設施，例如電腦、投影儀等儀器也需要花費不少的錢。而且，通常會議室真正使用的時候是比較少，空閑是一種常態。在這種情況下，如果選擇會議室預定服務的話，在需要舉行會議之前與承辦的單位進行預約，承辦單位就會準備好合適的場地。必須要說的是，租賃費用與一般開設的會議室所花費的費用相比，可以說是天壤之別，可以節約相當可觀的一筆錢。
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